Czas płynie niezależnie od naszej woli. Jednocześnie wszyscy musimy się mu podporządkować. Umiejętność kierowania energią osobistą w celu efektywnego wykorzystania tego cennego zasobu stała się najważniejszą kompetencją współczesnego człowieka. Szczególnie dla menedżerów doskonalenie tej umiejętności może przyczynić się nie tylko do lepszych wyników w pracy, ale i wzrostu jakości życia.
Pojęcie czasu znajduje się poza sferą kontroli człowieka. Nie potrafimy go ani rozmnożyć, ani zmagazynować czy przekazać – możemy jedynie mierzyć jego odbywający się ze stałą prędkością upływ. Często narzekamy na brak czasu, jednak wszyscy mamy go dokładnie tyle samo. Różnimy się wyłącznie umiejętnością sprawnego poruszania się w nim. Głównie dlatego, że nikt nas jej nie nauczył. – Żyjemy w przestrzeni, w której sposób zarządzania własną energią w czasie ma stosunkowo niską jakość. Kultura Zachodu nie szanuje potrzeb wynikających z naturalnego rytmu życia człowieka – mówi dr Lidia D. Czarkowska, coach oraz wykładowca akademicki w Akademii Leona Koźmińskiego. Zdaniem ekspertki, zarządzanie sobą w czasie to nic innego, jak zarządzanie własną obecnością, uważnością oraz działaniem.
Określić cel
Życie w ciągłym niedoczasie nie tylko obniża jakość życia, ale może stanowić zagrożenie dla niego. W niektórych częściach świata, gdzie pęd współczesności bywa zabójczy, takich jak Stany Zjednoczone czy Japonia, zdiagnozowano nawet jednostkę chorobową o nazwie „Hurry Sickness” (ang. choroba z pośpiechu). Nazwano w ten sposób wycieńczenie spowodowane pracą pod nieustanną presją czasu. Objawia się ona nieustannym przyspieszaniem realizacji zadań, które według chorego powinny być wykonane „na wczoraj”. – Kompletny chaos w pracy oraz nieustanne „gaszenie pożarów”, czyli skakanie od czynności do czynności, w zależności od tego, co w tej chwili wydaje się ważniejsze, jest przejawem niewłaściwego podejścia do czasu – uważa dr Czarkowska. Jak dodaje, nadmierna organizacja, czyli planowanie dnia minuta po minucie, również nie jest dobrym rozwiązaniem. – Nawet najmniejsze opóźnienie, które nie wynika z naszej winy, burzy ustalony wcześniej porządek i dezorganizuje pracę, a tym samym znacząco podnosi poziom stresu – tłumaczy. Długofalowe przebywanie w którymkolwiek z tych stanów może doprowadzić do syndromu wypalenia zawodowego.
Zarządzanie sobą w czasie to przede wszystkim sztuka wyboru, czyli świadomego kierowania swoją uwagą oraz koncentracją. Fundamentem tego procesu jest jasne określenie celu, do którego zmierzamy. Unikniemy dzięki temu przykrych sytuacji, w których przeznaczamy wiele energii na realizację projektu mało istotnego, który nie przyniesie nam korzyści i satysfakcji. – Człowiek jest z natury istotą poszukującą sensu. Jeżeli wykonujemy pracę, która jest pozbawiona znaczenia, nie przyniesie ona ani energii, ani radości – uważa dr Czarkowska. Jeżeli natomiast jakaś bariera wewnątrz nas utrudnia osiąganie rezultatów, należy potraktować ją jako ważny komunikat. Długofalowe ignorowanie potrzeb (nawet z pozoru błahej potrzeby przyjemności i czasu wolnego) może doprowadzić do sytuacji, w której nieświadomie będziemy robić rzeczy, zapewniające pewną formę ich realizacji. – Może to jednak wywołać poczucie winy, gdyż będziemy robić coś wbrew własnym wartościom. Dlatego warto słuchać swojego serca, które pomoże nam wybierać to, co naprawdę ważne – dodaje.
Remanent czasu
Podobnie jak w przypadku każdego innego zasobu, aby racjonalnie korzystać z czasu, trzeba wiedzieć, jaką jego ilością dysponujemy. Wymaga to przeanalizowania kalendarza w poszukiwaniu tych czynności, które pochłaniają go najwięcej. Dzięki temu zidentyfikujemy najmniej produktywne aktywności, potocznie nazywane „złodziejami czasu”. Jak uważa dr Czarkowska, zjawisko marnotrawienia jest spowodowane jedną z trzech przyczyn: człowiek sam traci swój czas (np. z uwagi na pedanterię), tracimy go na czynniki zewnętrzne (awaria sprzętu, korki) oraz marnują go inni ludzie (tzw. VUP – Very Unimportant Person). Zarządzanie własną energią w czasie polega na tym, że w przypadku awarii lub korka świadomie decydujemy, jak produktywnie wykorzystać kilka minut nieprzewidzianej przerwy.
Wielu menedżerów ciągle uważa, że wykonując kilka zadań jednocześnie, będą w stanie szybciej je skończyć. – Tymczasem człowiek, nawet na krótko oderwany od zadania, musi na nowo „rozkręcać się” i „wciągać” do pracy – komentuje dr Czarkowska. Skupienie, którego wymaga zrozumienie danego tematu wiąże się z największym wysiłkiem. Kończenie raz podjętych zadań ma również tę zaletę, że ich realizacja ładuje energią – przynosi poczucie satysfakcji z tzw. „domknięcia” danej sprawy. – Osoby, które wychodzą z pracy z kilkoma otwartymi problemami mają demotywujące poczucie, że stos rzeczy do zrobienia nie tylko nie maleje, ale stale rośnie – przestrzega trenerka.
Planowanie i organizacja
Podstawą działania we współczesnym biznesie jest planowanie. Jak wykazały badania, sporządzenie prostej listy czynności do wykonania, które trwa 10 minut, może zaoszczędzić nawet 2 godziny dziennie. Dobrą praktyką jest planowanie jedynie 60% całego dostępnego czasu. Unikniemy dzięki temu sytuacji, w której jedno spóźnienie zburzy ustalony porządek dnia. Pozostałe 40% będziemy mogli przeznaczyć na realizację zadań nieoczekiwanych (margines na radzenie sobie z zakłóceniami) oraz działań spontanicznych (takich jak np. opracowywanie nowych pomysłów). Istnieje wiele pożytecznych narzędzi do tworzenia planów. Na szczególną uwagę zasługuje jednak prosta zasada stworzona przez włoskiego matematyka i socjologa Vilfredo Pareto, który jako pierwszy zastosował narzędzia matematyczne do analiz ekonomicznych. W myśl reguły nazwanej od jego nazwiska „zasadą Pareto” tylko 20% priorytetowych zadań generuje 80% zysku. Mając na uwadze to zjawisko, będziemy mogli bardziej skoncentrować się na sprawach, których realizacja przyniesie nam największe korzyści.
Czy warto zarządzać sobą w czasie? Potencjalne korzyści płynące z opanowania przepływu czasu nie pozostawią nikogo obojętnym. Do najważniejszych należy lepsza organizacja w pracy. Zmniejszenie ilości chaosu i bałaganu, który towarzyszy nam każdego dnia w biurze, nie tylko przełoży się na polepszenie osiąganych wyników. Przede wszystkim wzrośnie nasze zadowolenie z siebie oraz motywacja do osiągania kolejnych, coraz bardziej ambitnych celów.
***
Celem szkolenia „Zarządzanie sobą w czasie” jest zapoznanie uczestników z organizowaniem pracy własnej i innych. Poruszane zagadnienia dotyczą zasad wyznaczania celów, planowania, ustalania priorytetów, delegowania zadań, a także radzenia sobie w sytuacjach stresujących. Szkolenie odbywa się w formie warsztatów aktywizujących uczestników, dzięki czemu mają oni szansę praktycznego ćwiczenia zdobytej wiedzy.
