Firmy korzystające z oprogramowania biznesowego mają do wyboru wdrożenie kilku odrębnych rozwiązań dedykowanych poszczególnym obszarom np. fakturowaniu, procesom kadrowym, obiegowi dokumentów lub wybór jednego kompleksowego systemu, który obejmuje je wszystkie. Choć wyspecjalizowane pod konkretny obszar systemy oferują szerokie możliwości i najłatwiej je dopasować do potrzeb organizacji, może okazać się, że wraz z rozwojem firmy przestaną być efektywne.
Jedną z przyczyn, dla których przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie nowego oprogramowania, jest ich dynamiczny rozwój. Koordynacja coraz większej liczby procesów biznesowych staje się wyzwaniem. „Niewielkie przedsiębiorstwa zazwyczaj decydują się na mniejsze systemy, obejmujące wyłącznie kluczowe obszary. Z oczywistych względów często nie mogą sobie pozwolić na wdrożenie kompleksowego rozwiązania, które rosłoby razem z nim. Wraz z coraz większymi potrzebami, kolejne systemy obejmujące nowe obszary biznesowe są „doklejane” do poprzednich. W tym przypadku największym wyzwaniem jest odpowiednia integracja danych, a często nie jest to łatwe zadanie. Szczególnie problematyczne może być to w sytuacjach, kiedy poszczególne systemy wymagają kolejnych nakładek, aby odpowiadać na coraz większe potrzeby firmy. Długoterminowo, takie podejście może okazać się nie tylko kosztowne, ale także mało efektywne – mówi Filip Fludra, Sales Manager w Exact Software Poland.
Jakie są przesłanki świadczące o tym, że warto rozważyć zastąpienie wykorzystywanych rozwiązań jednym kompleksowym?
1. Nieefektywna integracja danych
Stosowanie kilku rozwiązań informatycznych wiąże się z koniecznością zapewnienia skutecznej wymiany danych pomiędzy nimi. Zazwyczaj nie jest ona tak efektywna jak w przypadku jednego systemu z różnymi modułami. Informacje widoczne są wówczas z opóźnieniem, co sprawia, że firma nie wykorzystuje w pełni możliwości skutecznej kontroli i podejmowania decyzji w oparciu o aktualne dane. Przepływające informacje często mają różne formy, niezgodne rozszerzenia lub są przekazywane w uproszczonej formie, co sprawia, że ich analiza i uporządkowanie zajmują więcej czasu. Szybka i sprawna wymiana danych ma szczególne znaczenie w przypadku finansów. Dostęp do wszystkich dokumentów i danych w jednym centralnym systemie pozwala księgowości na dokładną analizę w czasie zbliżonym do rzeczywistego, a to umożliwia lepsze zarządzanie finansami całej organizacji.
2. Błędy i opóźnienia
W przypadku konieczności ręcznego wprowadzania danych do kilku systemów, przedsiębiorstwo naraża się na opóźnienia, a także błędy. Konieczność wprowadzenia tych samych dokumentów do kilku różnych aplikacji, sprawia, że często ich procesowanie czy delegowanie zadań zajmuje więcej czasu. Może to negatywnie wpływać na ciągłość procesów operacyjnych. Utrudniona jest również kontrola nad projektami i tym samym sprawne zarządzanie zespołem.
3. Systemy od różnych dostawców
Choć w codziennej pracy może nie stanowić to dużego utrudnienia, w przypadku jakiejkolwiek awarii systemów, fakt, że pochodzą od różnych dostawców, może być kłopotliwy. Wiąże się bowiem z koniecznością skontaktowania z kilkoma osobami, żeby móc rozwiązać problem. Szczególne trudności mogą sprawić sytuacje, w których problem tkwi w integracji danych. Pojawia się wówczas wątpliwość, który z dostawców powinien się tym zająć? Również w przypadku aktualizacji, najczęściej konieczna jest modernizacja wszystkich posiadanych systemów, aby zapewnić ciągłość płynnej wymiany danych.
4. Utrudnienie dla pracowników
Korzystanie z kilku systemów może stanowić dodatkowe wyzwanie dla pracowników, którzy muszą nauczyć się pracy na zróżnicowanym oprogramowaniu, często z innymi funkcjonalnościami, interfejsem i sposobem działania. Może wiązać się to również z wydłużonym czasem onboardingu nowych członków zespołu, a wdrożenia kolejnych systemów często muszą być poprzedzone czasochłonnymi szkoleniami.
5. Nadmierne obciążenie działów IT
Korzystając z wielu rozwiązań informatycznych, konieczne jest stworzenie zespołu IT, który będzie miał odpowiednią wiedzę i doświadczenie w każdym z nich. Wyzwaniem może być nie tylko pozyskanie pracowników o takich kompetencjach, ale również potencjalne rotacje w zespole. Zarządzanie rozproszoną infrastrukturą informatyczną jest znacznie trudniejsze, przekazanie kontroli nowej osobie również więc może być problemem.
6. Utrudniona organizacja pracy z domu
Wciąż wiele firm pracuje w trybie home office, co wymaga od przedsiębiorstw zapewnienia dostępu do wszystkich koniecznych do pracy systemów, informacji czy dokumentów. Nie wszystkie aplikacje są dostosowane do pracy poza biurem. Ponieważ jednak praca poszczególnych systemów wpływa na siebie nawzajem, konieczne jest zapewnienie ich prawidłowego funkcjonowania. W przypadku pracy z domu warto również stawiać na takie rozwiązania, które ułatwiają komunikację w firmie, również pomiędzy różnymi działami czy projektami.
„Obserwujemy, że niektóre firmy obawiają się zmian, nawet gdy rozwiązania, z których korzystają, nie w pełni spełniają ich potrzeby lub są już nieco przestarzałe. Często myślą o wysokich kosztach kompleksowych systemów. I choć rzeczywiście, konieczna jest inwestycja finansowa i czasowa, to utrzymanie jednego rozwiązania zamiast kilku mniejszych jest w dłuższej perspektywie kosztowo bardziej opłacalne. Zwłaszcza, jeśli pod uwagę weźmiemy mniejszą liczbę błędów i optymalizację pracy, którą umożliwia” – Filip Fludra z Exact Software Poland. Jeden kompleksowy system nie w każdym przypadku będzie w stanie zastąpić bardzo skomplikowane, specjalistyczne oprogramowanie dedykowane konkretnej branży. Nawet jednak w takiej sytuacji, warto zastanowić się, czy firma nie ma możliwości skonsolidowania przynajmniej części procesów w jednym rozwiązaniu.
