Europejska firma logistyczna Kombiverkehr dysponuje siecią pociągów towarowych w transporcie kombinowanym (drogowym i kolejowym), przewożąc ponad 800 000 ładunków ciężarówek za pomocą kolei. Jednocześnie wdraża korporacyjną platformę Doxis4 firmy SER Group do zarządzania treścią (ECM) w modelu SaaS w celu cyfryzacji procesów biznesowych w całej swojej organizacji. Nowy projekt firmy realizowany w tym roku skupia się na archiwizacji dokumentacji przewozowej w ramach bezdotykowego przepływu pracy w terminalu przeładunkowym. W przyszłości rozwiązanie umożliwi firmie współpracę z partnerami handlowymi, a zwłaszcza przetwarzanie dokumentów celnych w sposób bezdotykowy. Ponadto pomoże w zmniejszeniu opóźnień dostaw i pozwoli firmie skupić się na jej głównej działalności w czasach pandemii COVID-19.
W przeszłości dokumenty przewozowe czy celne były przygotowywane w formie papierowej, co w przypadku ich zagubienia lub utraty miało znaczący wpływ na realizację dostaw. W przypadku braku dokumentacji celnej pociąg może zostać zatrzymany na granicy do momentu uzyskania dokumentów zastępczych. Jeśli jednak dokumenty są poprawnie zarchiwizowane w formie cyfrowej, nie zostaną utracone. Kombiverkehr używa rozwiązania Doxis4 w formie oprogramowania jako usługi (SaaS), aby zapewnić dostępność pełnej dokumentacji przewozowej w dowolnym czasie.
„Dzięki Doxis4 możemy błyskawicznie udostępnić pełną dokumentację przewozową w formie cyfrowej w terminalu i na przejściach granicznych. To z kolei pozwala skrócić czas oczekiwania i ograniczyć szkody po stronie naszych klientów” — mówi Christian Franz, dyrektor zarządzający Kombiverkehr. Ma to szczególne znaczenie w kontekście aktualnych obostrzeń dotyczących kontaktu, co stanowi utrudnienie dla wielu firm logistycznych, które nadal muszą przewozić i przekazywać dokumenty w formie papierowej przy jednoczesnym wykonywaniu procedur celnych i własnych procesów biznesowych. „W 2015 r. sytuacja taka jak ta sparaliżowałaby naszą działalność. Nie bylibyśmy w stanie pracować, ponieważ w tamtym czasie cała dokumentacja rejestracyjna czy bankowa miała formę papierową. Platforma Doxis4 SaaS zapewnia nam ciągłość biznesową” — dodaje Franz. W 2015 r. firma podjęła decyzję o wdrożeniu korporacyjnej platformy do zarządzania treścią w formie oprogramowania jako usługi (SaaS). „Dziś widzimy, że to była dobra decyzja, zwłaszcza w sytuacji, gdy wszyscy pracownicy mogą łatwo pracować z domu, a bezdotykowe procesy logistyczne są wykonalne. Ponownie wybralibyśmy Doxis4 jako naszą platformę SaaS” — podsumowuje Franz.
Korporacyjna platforma ECM do obsługi procesów opartych na dokumentach
Oprócz cyfryzacji procesów związanych z realizacją transportów, Kombiverkehr wdraża Doxis4 w kilku innych obszarach. Przykładowo, reklamacje są przetwarzane przy pomocy cyfrowych przepływów pracy lub plików partnerów handlowych. Zapewnia to pracownikom sprzedaży pełen dostęp do wszystkich informacji i procesów związanych z danym klientem. Mogą na bieżąco powiadamiać klientów o statusie ewentualnych roszczeń z tytułu uszkodzenia ładunku. Zdjęcia towarów wykonane przed dostawą i po niej są przechowywane bezpośrednio w Doxis4, co pomaga w szybkim ustaleniu, która strona odpowiada za szkody i powinna za nie zapłacić. Innym obszarem, którego działanie zostało usprawnione dzięki platformie Doxis4, była księgowość. Przepływ pracy w zakresie przetwarzania faktur przychodzących, opracowany we współpracy z konsultantami SER, znacznie uprościł dotychczasowy proces. Wyeliminowanie zadań wykonywanych ręcznie oraz szybsze procesy pozwoliły ograniczyć wkład pracy każdej osoby zaangażowanej w proces łącznie o 30 godzin tygodniowo.
Kolejne projekty cyfryzacji realizowane za pomocą platformy Doxis4 będą skupiać się na uproszczeniu zarządzania wierzytelnościami, zintegrowaniu dokumentów z portalu rezerwacyjnego Kombiverkehr z rozwiązaniem Doxis4, a w przyszłości również na stworzeniu portalu dla klientów, w którym nawet 2000 użytkowników będzie mogło otrzymywać dokumenty związane z procesem zamówień oraz uzyskiwać dostęp do dokumentów powiązanych, takich jak umowy czy faktury. „Doxis4 w formie oprogramowania jako usługi to dla naszych klientów rozwiązanie o znaczeniu strategicznym, zwłaszcza w obecnej sytuacji. Umożliwia im ono szybkie i elastyczne dostosowanie posiadanych informacji oraz procesów zarządzania do zmieniających się wymagań w nowej rzeczywistości bez konieczności wykorzystania własnych zasobów informatycznych” — wyjaśnia Stefan Zeitzen, dyrektor generalny SER Group. „Ta elastyczność pomaga im kontynuować działalność oraz optymalizować procesy biznesowe, a co za tym idzie utrzymać konkurencyjność teraz i w przyszłości”.
